Avec la crise du COVID19, nos habitudes ont été bouleversées. Le digital est apparu comme une solution inévitable dans de nombreux cas de figure, notamment dans nos copropriétés. Les 1res assemblées générales dématérialisées ont vu le jour ces dernières semaines. En quoi consistent-elles et quel est l’avenir de ces innovations ? 

Qu’est-ce qu’une AG dématérialisée ?

La loi Élan autorise la dématérialisation des assemblées générales des copropriétés. Les copropriétaires peuvent avoir recours à la visio/audio conférence ainsi qu’au vote par correspondance.

La visio/audio conférence :

• L’assemblée générale peut s'effectuer de manière complètement numérique, ou avoir lieu en présentiel tout en donnant la possibilité aux copropriétaires qui le souhaitent de se joindre à la réunion en visio/audio.
• Les participants de l’AG doivent confirmer leur présence au moins trois jours avant l’événement.
• Pour mettre en place ce type d’AG, il faut en avoir recueilli l’autorisation dans une assemblée générale précédente. 

Le vote par correspondance : 

Cette technique permet de récolter les votes avant l’AG. Des formulaires de vote (présentant les différentes résolutions) sont envoyés à chaque copropriétaire pour qu’il puisse déclarer leurs intentions de vote (maximum trois jours avant l’AG). Ainsi, les copropriétaires ayant voté en amont n’ont pas besoin d’être présent à l’AG. Les votes sont comptabilisés le jour J. 

Cette dématérialisation permet d’apporter un plus grand choix aux copropriétaires. Ils ont ainsi la possibilité de participer aux AG de la manière qui leur convient le mieux. 

Une solution adoptée pendant le confinement ?

“Bien que déjà proposées avant la crise, ces innovations n’étaient pas souhaitées par nos clients” témoigne Renaud Lerooy, co-fondateur d’Homeland. Selon lui, le manque d’habitude et la craindre de perdre des participants penchaient et penchent encore en faveur des AG physiques.

Néanmoins, pendant la période de confinement, plus d’une dizaine de syndicats de copropriété de ce syndic nouvelle génération ont opté pour une AG dématérialisée. En effet, un certain nombre d’AG avaient été convoquées avant le confinement et ne pouvaient plus se tenir physiquement. La solution digitale s’est alors imposée. N’ayant pas pu faire voter la dématérialisation dans une AG précédente, les équipes d’Homeland se sont assurées de récolter l’accord de l’ensemble des copropriétaires avant d’organiser l’événement.

Grâce à ces nouvelles techniques, plusieurs copropriétés ont pu réaliser leur AG en période de confinement, et ce, sans surcoût. 

Quel avenir pour l’AG dématérialisée ? 

Si l’AG dématérialisée a su prouver son efficacité lors du confinement, ces nouvelles méthodes s’inscrivent parfaitement dans une ère post COVID19 en évitant les déplacements et en favorisant la distanciation. 

Cette dématérialisation dispose également d’un bon potentiel pour les années à venir. En effet, elle semble conférer de nombreux avantages :

• Grâce à la confirmation des participants en amont, il est possible de savoir le nombre de copropriétaires qui seront présents à l’AG.
• Les décisions sont plus fluides, et des AG exceptionnelles peuvent facilement être organisées si nécessaire.
• Pour des AG complètement en ligne, pas de surcoût supplémentaire. Par exemple, Homeland met à disposition un outil gratuit et simple d’utilisation pour ses clients. 
• Les méthodes proposées sont flexibles, ce qui permet aux copropriétaires de se rendre plus disponibles et d’augmenter le nombre de participants.
• La durée des AG dématérialisées semble plus courte qu’en physique (temps divisé par 2 selon Renaud Lerooy).
• Éviter des déplacements physiques permet une approche plus écologique pour ce type d’événement.

Que ce soit en période de crise, pour des raisons logistiques, économiques ou encore écologiques, l’assemblée générale dématérialisée semble être une piste d’évolution intéressante pour les syndics et copropriétaires.