Quelles sont les obligations légales du syndic de copropriété ?

Le syndic joue un rôle essentiel dans la gestion des copropriétés. Il s’agit d’une personne physique ou morale, généralement désignée par l'assemblée générale des copropriétaires, chargée d'administrer et de gérer les parties communes d'un immeuble en copropriété. Il agit en tant qu'organe exécutif des décisions prises collectivement par les copropriétaires.

Le syndic a pour mission de veiller à l'entretien, à la conservation, et à la gestion courante de l'immeuble. Il est responsable de l'exécution des décisions prises en assemblée générale, de la gestion des comptes de la copropriété, de la perception des charges, et de la communication avec les copropriétaires. Il assure également le suivi des travaux, le respect du règlement de copropriété, et représente légalement la copropriété.

Il existe 3 types de syndics : 

• Le syndic professionnel : il administre la copropriété et gère les finances. Il est lié à un syndicat de copropriétaires par un contrat à durée déterminée. Il agit au nom et pour le compte du syndicat, il perçoit les charges, il passe les contrats d’entretien et de conservation de l’immeuble. Le syndic professionnel perçoit des honoraires pour son activité.
• Le syndic bénévole : un seul copropriétaire élu par l’assemblée générale remplit le rôle de syndic de copropriété.
• Le syndic coopératif : un conseil syndical, composé de plusieurs copropriétaires élus, assure le rôle de syndic de copropriété.

Administrer l’immeuble, pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien

Assurer la préservation efficace de l'immeuble constitue l'une des principales obligations du syndic envers les copropriétaires. Cela implique la conservation, la surveillance et l'entretien régulier de l'immeuble pour le maintenir en bon état. Le syndic peut effectuer des réparations mineures et des travaux d'entretien sans convoquer l'assemblée générale. Il est chargé de tenir à jour le carnet d'entretien avec un budget spécifique approuvé en assemblée générale. 

De plus, le syndic est responsable d'initier, superviser et réceptionner les travaux plus importants approuvés par le syndicat des copropriétaires. En cas de défauts de construction, il met en place la garantie dommages-ouvrage.

Depuis l'introduction de la loi pour la transition énergétique de 2015 et la loi Alur, le syndic est également chargé de constituer un fonds de travaux visant à financer la rénovation des immeubles présentant une forte consommation énergétique.

Gérer les finances de l’immeuble et établir le budget prévisionnel de la copropriété

Le syndic assume la responsabilité d'élaborer le budget prévisionnel en collaboration avec le conseil syndical. Ce budget est soumis au vote lors de l'assemblée générale annuelle, simultanément à la présentation des comptes de la copropriété à la clôture de chaque exercice, nécessitant une majorité simple pour être approuvé.

Parmi les autres obligations du syndic envers les copropriétaires, il se charge du règlement des factures et du versement des salaires éventuels. Il maintient la comptabilité de la copropriété à jour, consignant les opérations comptables de manière chronologique dans le livre journal, et regroupant ces opérations par poste de dépense dans le grand livre des comptes. De plus, il est responsable de l'émission des appels de fonds pour la collecte des charges auprès des copropriétaires et de la gestion des impayés.

Ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat.

Organiser l’assemblée générale annuelle

Le syndic est responsable de la convocation des copropriétaires à l'assemblée générale annuelle. En collaboration avec le conseil syndical, il élabore l'ordre du jour, tous droits étant donnés au conseil de soulever des questions particulières. 

À la suite de l'assemblée générale des copropriétaires, le syndic est chargé de rédiger le procès-verbal récapitulant l'ensemble des décisions prises, qu'il doit transmettre à tous les copropriétaires dans un délai maximal d'un mois.

Garantir la bonne application des résolutions adoptées en AG

À la suite des diverses décisions prises pendant l’assemblée générale, il incombe au syndic de veiller à ce que ces résolutions soient effectivement mises en œuvre dans les délais préétablis, conformément à ses obligations envers les copropriétaires. 

A noter qu’un délai légal de 2 mois suivant la notification du PV d’assemblée générale, est prévu à l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 pour que tout copropriétaire opposant ou défaillant puisse contester la ou les décisions prises en AG.

Assurer le respect du règlement de copropriété

Le syndic de copropriété surveille attentivement l'observation de ces règles par les occupants, qu'ils soient copropriétaires ou locataires. En cas de non-respect du règlement de copropriété, le syndic dispose de divers moyens coercitifs, notamment l'envoi d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception, l'intervention d'un huissier pour constater les perturbations, l'application des sanctions pénales prévues, ainsi que le recours à une procédure d'urgence en référé.

Le syndic se doit également de conseiller le syndicat des copropriétaires lorsque le règlement de copropriété doit faire l’objet d’une mise en conformité ou d’une mise à jour avec les dispositions législatives. Pour cela il doit travailler de concert avec le conseil syndical et prendre attache de tout professionnel compétent.

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Conseiller les copropriétaires

Parmi les obligations du syndic envers les copropriétaires, on trouve une obligation de conseil. Sa responsabilité peut être mise en cause en cas de négligence à cet égard. Il lui incombe, par exemple, de signaler tout manquement à la réglementation de copropriété découlant d'une résolution adoptée en assemblée, de souligner les changements normatifs, de notifier des problèmes techniques pouvant nécessiter des travaux, ou encore d'alerter sur une consommation inhabituelle d'eau, entre autres. En outre, le syndic est chargé de sensibiliser le syndicat des copropriétaires aux nouvelles législations.

Mettre à disposition les documents de la copropriété

Transmettre l'ensemble des documents aux copropriétaires constitue une des obligations du syndic envers les copropriétaires. Cette transmission englobe divers éléments comme le règlement de copropriété, la fiche synthétique, le carnet d'entretien, les diagnostics techniques, les contrats d'assurance et d'entretien, ainsi que les procès-verbaux des assemblées générales. Depuis le 1er juillet 2020, ces documents doivent être accessibles à tous les copropriétaires via un extranet sécurisé. 

Chaque copropriétaire doit également avoir accès aux documents concernant son propre lot. 

De plus, le conseil syndical doit pouvoir consulter divers documents tels que les bilans généraux, les relevés de charges, les extraits bancaires, les documents liés aux procédures judiciaires, la liste des copropriétaires, la carte professionnelle du syndic, ainsi que l'attestation de sa responsabilité civile.

Souscrire une assurance Responsabilité Civile (RC)

Le syndic de copropriété doit souscrire toutes les assurances approuvées lors de l'assemblée générale, avec une couverture minimale incluant la responsabilité civile. En cas de sinistres survenus au cours des trois dernières années, le syndic est tenu de notifier ces incidents à l'assureur.

Si le syndic ne respecte pas ses obligations et après éventuelle mise en demeure de les respecter, l’assemblée générale peut décider de déléguer au président du conseil syndical l’exercice d’une action contre le syndic, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires.

Dans tous les cas, il est conseillé au syndicat des copropriétaires de se rapprocher d’un avocat afin d’encadrer la situation. 

Le recours à une aide d’associations spécialisées peut porter également ses fruits.