Modification du règlement de copropriété : 5 conseils pour réussir

Le règlement de copropriété est un document écrit qui définit l'organisation et le fonctionnement de l'immeuble en copropriété et précise les droits et les obligations des copropriétaires et de leurs locataires.

C'est un document obligatoire, établi lors de la mise en copropriété d’un immeuble.

Le règlement de copropriété s'impose aux copropriétaires ainsi qu’aux locataires.

Tout copropriétaire peut formuler une demande de modification du règlement de copropriété en assemblée générale. 

Tout modificatif apporté au RCP requiert impérativement une approbation par un vote en assemblée générale. Le processus de vote pour la modification du règlement de copropriété varie en fonction du type de modification envisagée.

La modification du règlement de copropriété doit être envisagée sous 2 angles : 

• la modification ; 
• l’adaptation juridique.

Modifier le règlement de copropriété 

Le règlement de copropriété est un acte conventionnel, c’est-à-dire un contrat auquel adhèrent toutes les parties au contrat. En conséquence, on ne peut pas modifier le règlement de copropriété sans l’accord de toutes ces parties.

La modification du règlement de copropriété est votée en assemblée générale des copropriétaires en vertu de l’article 26 b) de la loi du 10 juillet 1965. C’est un vote à la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix. On l’appelle plus communément la double majorité, c’est l’une des plus strictes. 

Cette modification ne pourra porter que sur les parties communes en ce qui concerne leur jouissance, usage et administration. 

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Adapter le règlement de copropriété 

C’est une 2^e manière de modifier le RCP. L’adaptation du règlement de copropriété se votera à une majorité plus simple à atteindre, qui est celle des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.

L’article 24 f) de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que le RCP peut faire l’objet d’une adaptation juridique suite à des modifications législatives et réglementaires intervenues depuis l’établissement de celui-ci.

Il s’agit d’intégrer les dispositions législatives qui n’y figurent pas (les règles de majorité, les pouvoirs du conseil syndical…) et de remplacer les clauses rédigées conformément au droit antérieur, par de nouvelles stipulations tenant compte des lois.

Plus particulièrement et dans les mêmes conditions que pour l’adaptation juridique, la Loi ELAN prévoit la mise en conformité du règlement de copropriété avec ladite Loi. Dans ce cas précis, il s’agit de répertorier et intégrer les parties communes spéciales, les parties communes à jouissance privative et les lots transitoires dans le règlement de copropriété.

Dans ce cas aussi, seule l’AG a le pouvoir de décider de cette adaptation. Ce pouvoir ne peut être délégué ni au syndic de copropriété ni au conseil syndical. 

La procédure

Que ce soit une modification ou une adaptation, le processus reste le même : 

• la modification souhaitée doit être soumise et votée en AG ; 
• ensuite, un professionnel (notaire, avocat, géomètre) est saisi pour procéder à l’écriture et aux changements sollicités; 
• une fois les modifications écrites, elles doivent être approuvées en AG avant publication au service de la publicité foncière. 
   

1/ Bien comprendre le besoin d'une modification du règlement de copropriété

Avant le lancement de la moindre démarche, il est important de comprendre la motivation du syndicat et des copropriétaires qui envisagent une modification du règlement de copropriété.

Bien comprendre le besoin permet de savoir la règle de majorité qui s’applique pour le vote à l’assemblée générale.

Cette réflexion en amont permet d’avoir une vision globale de la demande, et donc plus de chances d'aboutir. En effet, il peut s’avérer judicieux d’éviter de lancer des frais importants si le vote à l’unanimité risque de compromettre le projet. C’est généralement le cas lorsque l’on souhaite faire voter la modification d’une grille de charges : des frais de géomètre vont être engagés pour calculer la nouvelle grille de charges qui sera ensuite soumise en AG. Si l’assemblée, qui doit procéder à un vote à l’unanimité en pareil cas, ne vote pas la modification de la grille de charges, des frais auront été engagés inutilement.  

2/ Réfléchir à la pertinence de l'intervention d’un géomètre expert

Dans le cadre d’une modification du règlement de copropriété, faire appel à un géomètre peut s’avérer nécessaire. Cependant, dans deux cas particuliers, il est préférable de réfléchir à la pertinence de cette intervention :

• Lorsque l’enjeu financier risque de dépasser le résultat : 

En effet, il arrive parfois que l’intervention d’un géomètre soit demandée pour des questions d’équité. Néanmoins, il faut réfléchir au gain potentiel de cette action. Elle peut coûter cher pour un gain final anecdotique.

Par exemple : Allez-vous dépenser 1500 € pour votre quote-part afin de récupérer seulement 10 € charge par mois (rentabilisé sur plus de 12 ans) ?

• Lorsque la majorité de vote du résultat de l’étude de l’expert géomètre s’avère être plus contraignante que celui de sa mission :

Pour que l’étude de l’expert puisse être faite, la mission va être votée à la majorité 24 ou 25 par l’assemblée générale.

Pour accepter les résultats en revanche, le vote à l’unanimité peut être requis. En effet, s’il s’agit d’une modification de charges par exemple, il faudra que tous les copropriétaires donnent leur accord. Ce qui est généralement difficile à obtenir. 

Le risque ici, est donc de dépenser un budget conséquent dans l’étude sans que le modificatif puisse être appliqué.

Pour éviter ce type de situation, il est préférable de faire voter l’étude à la même majorité que le résultat. Si l’ensemble des copropriétaires n’est pas favorable à l’étude, on ne fait pas appel au géomètre.

3/ Assurer la "publicabilité" en Assemblée Générale

Pour qu’un acte puisse être publié, il faut que la question posée en AG et la réponse apportée soient précises et qu’elles spécifient un certain nombre d’éléments.

Dans le cadre d’une vente de partie commune, par exemple, doivent être mentionnés : le bien dont il est question, le montant de la transaction et la personne qui achète. Si un élément est manquant, la vente ne peut être réalisée, il faut repasser en AG.

Pour éviter de rectifier un détail oublié dans une résolution d’AG, il est préférable de déléguer la rédaction de la résolution et ainsi de s’assurer la publication de l’acte.

4/ Penser large

Certains modificatifs vont nécessiter plusieurs intervenants : syndic, architecte, géomètre-expert, avocat, notaire… Il est important de comprendre qui doit intervenir, quand et pourquoi. Sinon, l’opération peut vite devenir chronophage, et les modifications sans cesse reportées et/ou onéreuses.

En effet, quand l’acte arrive chez le notaire, ce dernier va s’assurer que tous les intervenants concernés ont bien été missionnés. Si ce n’est pas le cas, la demande ne pourra pas aboutir en l’état.

Pour éviter ce genre d'écueil, appuyez-vous sur un tiers professionnel qui aura une vue globale sur votre dossier pour vous conseiller.

5/ Tout n’est pas possible

Toute modification du règlement de copropriété doit respecter le cadre légal. Il arrive parfois que certains copropriétaires “insistent” pour modifier des clauses du règlement ou de l’état descriptif de division sans se soucier de la légalité de leur demande.

Si le syndic accepte malgré tout, la demande sera peut-être votée, mais ne pourra pas être publiée (car illégale). Les copropriétaires risquent de se retourner contre le syndic.

Dans ce type de cas, il est judicieux de faire appel à un tiers professionnel pour encadrer le projet. En effet, se faire assister par un expert/spécialiste permet au syndic de s’appuyer sur des éléments factuels et objectifs pour justifier un éventuel refus et éclairer au mieux le copropriétaire demandeur.