Depuis début avril, il est possible de publier un modificatif de règlement de copropriété de façon entièrement dématérialisée, sans se déplacer chez le notaire. Le papier a été remplacé par l’informatique. Apparemment pratique, cette avancée technologique est-elle facile à mettre en œuvre ? A-t-elle été adoptée par les professionnels du secteur ? Pour en savoir plus, nous avons interrogé Alexandre Baboz du Cabinet R. Michou & Cie, administrateur de biens (gestion locative et gestion de copropriété). 

En quoi consiste la publication d’un modificatif dématérialisé ?

Document de référence pour la gestion d’une copropriété, le règlement de copropriété doit être soigneusement mis à jour au rythme des décisions qui jalonnent la vie d’une copropriété. Dès que l’assemblée des copropriétaires vote une résolution modifiant le fonctionnement de la copropriété – comme la vente de parties communes, la création ou la division de lots, la mise à jour de l’état descriptif de division, la modification d’une clause du règlement de copropriété, etc. –, il faut publier un modificatif auprès du service de la publicité foncière, afin qu’il soit légalement intégré au règlement de copropriété. Pour cela, le syndic envoie au notaire la décision de l’assemblée générale accompagnée des documents joints à la convocation (tel que le projet du géomètre au notaire ou le projet d’acte), qui prépare à son tour son projet d’acte. Auparavant, le notaire convoquait les parties à son étude afin de signer l’acte, puis l’envoyait au bureau de Conservation des Hypothèques. Depuis le 4 avril 2020, le législateur a rendu possible la signature de cet acte avec comparution du syndic à distance. Mais comment cela se passe techniquement ?

Publication d’un modificatif dématérialisé : les étapes

Tout d’abord, le notaire doit être équipé d’un logiciel pour assurer l’authentification des signataires et l’enregistrement de la signature électronique. Pour cela, Le Conseil Supérieur du Notariat a sélectionné une solution SaaS (Software as a Service) : Docusign. Cette solution est la seule à pouvoir être utilisée, car il s’agit du seul prestataire agréé par l’ANSSI.
La première étape consiste à s’identifier sur le site Docusign. Chaque partie remplit un dossier en indiquant son nom, son numéro de téléphone, et en uploadant sa carte d’identité. Puis, le signataire reçoit un appel en visiocaméra de Docusign et doit montrer son visage, sa carte d’identité, etc. afin de prouver qu’il est bien la personne annoncée. Une fois validée, cette authentification est valable pendant deux ans. Cette 1re étape franchie, la signature électronique de l’acte n’est plus qu’un jeu d’enfant. 

Publication d’un modificatif dématérialisé : avantages et inconvénients

Côté inconvénients, Alexandre Baboz note que « la procédure d’identification est fastidieuse : s’authentifier pour la première fois peut prendre un peu de temps. Le principal inconvénient est que le sous-traitant de Docusign chargé de la procédure se situe en Allemagne (la société IDNOW). Il faut attendre entre 20 et 30 minutes pour obtenir un correspondant. Au moment de l’inscription, si l’on passe à côté de détails qui ont leur importance comme l’indicatif pays de son numéro de téléphone portable, on se retrouve avec un interlocuteur Allemand... Si l’une ou l’autre des parties rencontre des problèmes techniques, il faudra à chaque fois rappeler et attendre à nouveau 30 minutes. Il faudrait que la Chambre des Notaires crée un livret d’instruction pour cette inscription afin d’éviter ces déboires ». Par contre, la signature électronique de l’acte ne présente pas de difficulté particulière.
Côté avantages, ils sont multiples selon notre interlocuteur : « L’avantage principal est le gain de temps qui permet d’accélérer les procédures pour la signature de l’acte. Cela évite des déplacements inutiles chez le notaire : il est possible de s’authentifier et de signer un acte de n’importe où dans le monde, du moment qu’on dispose d’un accès à Internet. Pendant la phase de confinement lié à l’épidémie du Coronavirus, des actes de modificatifs ou cessions de parties communes ont ainsi pu être signés ».

Quel avenir pour la publication d’un modificatif dématérialisé ?

La publication d’un modificatif est le plus souvent un acte simple, qui ne nécessite pas de rencontre physique entre les signataires, puisque la volonté des parties s’est exprimée en assemblée générale. Aussi, « la dématérialisation se prête particulièrement bien à ce type d’acte et a vocation à se généraliser. Pour d’autres actes plus personnels, comme la vente d’un appartement, cela s’y prête moins car il y a un lien affectif entre les parties, et le notaire doit bien expliquer tous les tenants et les aboutissants de la vente au vendeur et à l’acquéreur qui préfèrent être présent physiquement à l’acte. Cela pourrait s’envisager avec un bon système de visioconférence en plus de l’authentification et de la signature électronique », estime Alexandre Baboz. Actuellement, la moitié des offices notariaux auraient adopté la dématérialisation.

Alexandre Baboz est directeur associé du Cabinet Michou avec Angélique Mouton Baboz, sa sœur, ce qui permet d’assurer une gestion familiale. Leur cabinet, installé dans le 4e arrondissement en plein cœur du Marais, est spécialisé dans la gestion immobilière de ce quartier et Paris intramuros. Alexandre Baboz et Angélique Mouton Baboz sont membres de l'U.N.I.S. (Union des Syndicats de l'Immobilier).