Le métier de syndic et l’attente des copropriétaires sont en constante évolution. Le déploiement des outils numériques accentue fortement ces tendances. Nous avons interrogé Olivier SAFAR, président du cabinet Safar, afin de connaître sa vision sur l’avenir du syndic.  

Comment faire face aux nombreuses sollicitations des syndics ? Avez-vous mis en place des mesures / outils spécifiques ? 

Dès les années 2000, nous avions mis en place un extranet très simple. Au fils des années, avec l’évolution de la technologie et des demandes, nous n’avons pas cessé de le faire évoluer. Aujourd’hui, les copropriétaires peuvent y trouver une riche documentation : les documents de la copropriété (règlement de copropriété, diagnostics, convocations…), le suivi des ordres de services, la situation de trésorerie….

Cet extranet est devenu pour nous un outil informatique complémentaire de digitalisation. 

En effet, l’intérêt est de donner plus de services aux clients et de valoriser le métier et la fonction de syndic. Je préfère que le syndic passe plus de temps à résoudre les problèmes des copropriétaires plutôt que de répondre dix fois à la même question sur une fuite d’eau ou un ascenseur en panne par exemple.

En plus d’optimiser les tâches du syndic, cet outil valorise la qualité de service et fait comprendre aux copropriétaires comment on s’occupe de leur immeuble. On gère bien entendu le court terme avec les urgences et réparations. Mais on analyse également l’immeuble avec des points et comptes rendus, des réunions avec le conseil syndical. Ces analyses et échanges nous permettent de comprendre ce qui est ou sera à faire dans les prochaines années : travaux, ravalement, toiture, chauffage… 
 

Avez-vous testé les AG dématérialisées ? Qu’en pensez-vous ?

Autre volet du numérique, la digitalisation par l’AG. Le confinement et la crise sanitaire ont d’une certaine manière accéléré les choses concernant les Assemblées Générales dématérialisées. En effet, depuis quelques mois, nous avons pu organiser des Assemblées Générales aussi bien en présentiel qu’avec des visioconférences ou via des votes par correspondance. On a mélangé les trois solutions pour répondre au mieux aux besoins de chacun. 

Est-ce l’avenir ? Je pense que si on veut faire les AG uniquement en visio, on se trompe. En effet, le but du jeu est que les copropriétaires puissent être présents, discuter, échanger… Qu’on puisse leur présenter clairement les choses. Pour des gros travaux du moins, je préfère répondre aux questions des copropriétaires en présentiel.

Est-ce que cette digitalisation facilite les choses ? Absolument. Néanmoins, je reste convaincu qu’il ne faudrait pas que les AG deviennent uniquement digitales afin de ne pas perdre le principe même de la copropriété et des rencontres entre copropriétaires et syndic.  
 

Comment imaginez-vous l’exercice de votre métier à l’avenir ?

Aujourd’hui, la clientèle a compris que le métier de syndic est difficile, mais elle a également compris qu’on avait maintenant de nouveaux outils et nouveaux moyens à disposition. Les copropriétaires nous demandent de les utiliser et ils ont raison. Notre métier évolue vers cette utilisation des techniques digitales, nous déchargeant ainsi de tâches répétitives qui n’apportent aucune valeur ajoutée. Cette digitalisation nous permet de gagner du temps sur des choses plus importantes et d’étendre nos services. 

Mais l’utilisation du digital doit, à mon sens, se faire dans une certaine mesure. Certes il faut utiliser les nouveaux outils, il faut faire évoluer la loi, il faut comprendre ce que demandent les copropriétaires aujourd’hui. Mais il ne faut pas faire que du numérique sans avoir la relation avec la clientèle, sinon on perdrait nos clients. 

En effet, je ne crois pas au syndic purement en ligne. Avec du 100% digital, on se rendrait compte au bout d’un moment qu’on ne connaît pas nos copropriétaires et le conseil syndical. On passerait à côté de relations nouées sur la valorisation de patrimoine, sur le suivi des clients et des dossiers. Je pense que ce point relationnel est tout aussi important que la partie digitalisation. Il est nécessaire à l’avenir de garder un équilibre entre ces deux aspects.