L’année 2020 et les confinements successifs ont conduit les syndics et copropriétaires à s'adapter. Les assemblées générales en présentiel étant compromises, deux solutions alternatives se sont alors présentées : les AG par visioconférence et le vote par correspondance. 

Si la visioconférence est en théorie une très bonne idée, elle peut, dans la réalité, poser de graves difficultés techniques, juridiques et voir démocratiques. Par exemple, si un copropriétaire se déconnecte pendant l’AG, comment gère-t-on la situation ? On suspend la séance ? On continue sans lui en supprimant donc son droit d’expression ? Il réside pour l’instant un réel flou autour de ces questions pourtant cruciales.

Nous allons aujourd’hui nous intéresser à l’alternative que constitue le vote par correspondance, avec ses formalités et les points de blocage rencontrés. 
 

1/ Les formalités du vote par correspondance
 

Le groupe de recherche sur la copropriété (GRECCO) a récemment rédigé certaines préconisations concernant le vote par correspondance en copropriété. 

• Rédaction du formulaire

Tout d’abord, le GRECCO met en lumière un point concernant la rédaction du formulaire. Lorsqu’une résolution est susceptible d’être soumise à la passerelle de l’article 25-1 ou à celle de l’article 26-1, il est recommandé d’inscrire deux fois la question. Ainsi, le copropriétaire est libre de changer son vote en cas de deuxième tour.

Le vote par correspondance pour la composition du bureau ou du conseil syndical est problématique en cas de candidatures en séance. Il risque en effet d’être considéré comme défaillant en application de l’article 17-1 A, alinéa 2.

• Mandat et vote par correspondance

Aujourd’hui, le mandataire n’a pas la possibilité de signer le formulaire de vote par correspondance (seulement le copropriétaire). Néanmoins, ce droit devrait être accordé dans la mesure où l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 permet “à tout copropriétaire de donner un mandat de représentation à l’assemblée générale”. C’est une solution qu’il est nécessaire de mettre en place notamment en période de crise sanitaire, afin de ne pas priver le copropriétaire de son droit de vote. 

Si un copropriétaire renvoie au syndic un mandat et le formulaire de vote par correspondance complété, c’est le vote exprimé par le mandataire le jour de l’AG qui sera pris en compte.

La même solution s’applique en cas d’envoi simultané d’un mandat en blanc et d’un formulaire de vote par correspondance : c’est le mandat qui prime au détriment du formulaire de vote par correspondance.

Enfin, il est important de comprendre que le copropriétaire votant par correspondance ne peut exprimer, par avance, des réserves sur le projet de résolution.

• Réception des formulaires 

Quels délais pour envoyer son formulaire de vote par correspondance ? La date limite de réception est le quatrième jour avant la date de l’assemblée (et ce, même si ce jour tombe un samedi ou dimanche). Au-delà, le syndic est tenu de refuser le formulaire et le copropriétaire est alors considéré comme n’ayant pas voté par correspondance. Le copropriétaire doit donc faire attention aux week-ends et aux jours fériés. 

Le formulaire ne doit pas nécessairement être adressé par le copropriétaire, du moment que les délais sont respectés. 

Enfin, le syndic n’a pas le droit de juger de la régularité des formulaires reçus. 

• Conséquence d’une résolution amendée

Dans le cas d’une résolution amendée, le vote du copropriétaire sera retenu uniquement si celui-ci a voté défavorablement. Dans le cas contraire, il est considéré comme défaillant.

2/ Les points de blocage du vote par correspondance
 

Tout comme la visioconférence, le vote par correspondance connait aujourd’hui certaines limites. En effet, un syndic avec qui nous travaillons nous a signalé récemment avoir rencontré des difficultés sur les honoraires liés aux travaux. 

Dans un premier temps, des travaux ont été proposés et acceptés dans une copropriété. Ensuite, conformément à la loi, le syndic doit parler de ses honoraires. La question “Êtes-vous d’accord pour que le syndic soit rémunéré x % du montant des travaux ?” a été posée via un vote par correspondance. À cette question, les copropriétaires ont répondu “contre”. Sans possibilité de discuter à la suite de ce vote, le syndic s’est retrouvé sans honoraire pour effectuer ce travail. 

Si les copropriétaires peuvent s’exprimer à travers le vote par correspondance, cette solution ne favorise néanmoins pas le dialogue. Il faut bien réfléchir à la question posée, car les réponses sont binaires : pour, contre, ne se prononce pas.

3 / Le point de vue d’un avocat
 

Nous nous sommes rapprochés de l’avocat Charles Bohbot (cabinet BJA Avocats) afin de connaitre son point de vue sur la question du vote par correspondance.

Si pour lui le vote par correspondance représente une amélioration du vote à distance, il voit encore beaucoup de points de blocage concernant cette méthode  :

• La cristallisation des opinions, dans la mesure où le copropriétaire vote parfois sans avoir réellement connaissance des enjeux
• La lourdeur informative qui implique de faire des résolutions beaucoup plus longues et de tout détailler
• En cas de passerelle, il faut doubler la résolution 
• L’absence de complétude du formulaire (souvent renvoyé mal complété)
• Le formulaire ne rend pas compte de ce qui pourrait être dit en séance

Concernant la problématique des honoraires travaux (ou autres écueils de ce type), M. Bohbot propose deux solutions :

La rémunération étant un élément indissociable du vote de travaux, le syndic pourrait voter à la fois le montant des travaux et le montant de sa rémunération dans une même résolution.

Sinon, il convient de bien préparer l’assemblée générale, si possible avec des visios et tout élément permettant réellement de toucher le copropriétaire. Il faut bien leur expliquer les enjeux  de manière pédagogique et également indiquer dans le corps de la résolution toutes les conséquences que pourrait avoir le refus de vote si jamais il y en a. 

Puisqu’ils ne pourront pas revenir sur leur décision, il est indispensable de mettre à disposition des copropriétaires les pièces suffisantes pour avoir un avis éclairé sur la situation.